8 tips för att optimera dina evenemang med hjälp av Marketing Automation

Uppskattad lästid: 3 minuter (För lång? Maila mig den här artikeln)
4, juli 2018

Ditt evenemang närmar sig med stormsteg och mycket ska göras på kort tid! Att redan i förväg ha skapat regler för kommunikation, registreringsprocess, påminnelser och uppföljning är tidseffektivt och minimerar risken för misstag. Marketing Automation kan hjälpa dig att effektivisera kommunikationen och öka antalet deltagare. Se till att deltagarna får rätt information, vid rätt tid och i rätt medium. Det kommer bidra till en förbättrad upplevelse och nöjdare deltagare. I det här blogginlägget ger vi dig 8 tips för att hjälpa dig effektivisera kommunikationen kring dina evenemang.

1. Skicka personliga inbjudningar

Det är väl känt att personligt anpassade e-post ökar öppningsgraden och i slutändan också antalet konverteringar. Se till att segmentera din databas, utgå från relevant information och anpassa innehåll efter olika målgrupper. Dra nytta av alla möjligheter att målgrupps-och individanpassa dina utskick med hjälp av dynamiskt innehåll och ämnesrader.

2. Inkludera kalenderinbjudan

För att deltagarna inte ska glömma bort evenemanget så fort de läst ditt e-post är det bra att inkludera en kalenderinbjudan. Skicka iväg ett ”save the date” email så dina gäster kan lägga till ditt evenemang i sin IOS-, Outlook- eller Gmail-kalender med ett enkelt klick. Det kan inkluderas högst upp i e-postmeddelandet eller bakom en ”Lägg till i kalender” knapp i mejlet.

3. Registreringsprocessen

Du kan enkelt och automatiskt hantera registrering och bekräftelser genom att sätta upp en landningssida med ett registreringsformulär. I formulär ber du om all information som du anser vara nödvändig (undvik att samla in överflödig data som inte fyller ett specifikt syfte). Den information du samlar in kan sedan användas för att personanpassa registreringsbekräftelsen och vidare kommunikation. När en mottagare valt att registrera sig är det bra att skicka en bekräftelse på att anmälan gått igenom, vad mottagaren har anmält sig till och annan relevant information.

4. VIP-biljetter och specialerbjudanden

Har du möjlighet att ge bort VIP-biljetter till de 10 första personerna som registrerar sig? Detta kan med enkelhet automatiseras så att de som registrerar sig automatiskt får en VIP-biljett skickad till sig. Eller varför inte erbjuda de första 100 personerna som anmäler sig 10% rabatt och inkludera en rabattkupong i ett bekräftelsemejl. Ett perfekt sätt att få fart anmälningarna direkt från start!

5. Maximera närvaro: De som anmält sig

Se till att de som anmäler sig får en bekräftelse i samband med registrering med all nödvändig information. Skicka också påminnelser om att ”snart är det dags” så att deltagarna inte glömmer dig om det är lång tid mellan anmälningsdatum och tid för ditt evenemang. För att hålla kommunikationen igång kan du exempelvis hålla deltagarna uppdaterade genom att gradvis avslöja programmet eller skicka dem annan relevant information. Detta ökar chansen att besökarna är engagerade i ditt evenemang. Dagen innan eller samma morgon kan SMS vara ett bra kommunikationsmedel för att minska antalet ”no-shows”. SMS har en genomsnittlig öppensgrad på 99% och 90% av dessa meddelanden läses inom 3 minuter (DMA).

6. Maximera närvaro: Ännu inte anmälda

Till de som ännu inte anmält sig kan du med lämpligt intervall skicka påminnelser av olika slag. Försök att variera innehållet i dina påminnelser så du inte framstår som tjatig och upprepande. Att implementera en count-down är ett exempel på innehåll som skapar en uppfattning om tidsbrist och uppmanar till snabb anmälan. Det kan också vara en ide att skicka olika påminnelser beroende på hur mottagaren agerat i tidigare mail, en person som öppnat och klickat i tidigare mail kan exempelvis hanteras annorlunda än någon som inte gjort något alls med tidigare inbjudningar.

7. Använd QR-koder

Strax före ditt evenemang kan det vara en bra idé att skicka en personlig inträdesbiljett via e-post. Där kan en QR-kod inkluderas som gästen sedan kan visa på sin mobil vid entrén. När du skannar QR-koden kan du automatisera så att ett välkomst SMS eller e-post skickas direkt vid ankomst. Kanske med information om dagens program eller bara ett välkomstmeddelande. Det bidrar till ett trevligt välkomnande och det ger dig dessutom bra koll på vilka om deltagit som underlag till din uppföljning.

8. Uppföljning

Du kan redan på förhand sätta upp ett mail som skickas till de som deltagit. Ett uppföljningsmail ger dig möjlighet att tacka för deltagande, hänvisa till mer information om evenemangets innehåll och/eller be om att få deltagarnas respons via ett utvärderingsformulär. Höll du ett evenemang i försäljningssyfte är det givetvis också bra att inkludera en intresseanmälan som den som vill bli kontaktad kan registrera sig via.

 

Vill du veta mer? Kontakta oss

 

 

Dela den här artikeln