Behöver du tillstånd för att skicka mejl? Det här behöver du veta

(För lång? Maila mig den här artikeln)
2, juni 2020

Behöver du ett specifikt tillstånd från dina kunder för att mejla dem? Och vilken typ av innehåll kan du skicka till individer som inte är kunder? I denna artikel kommer vi att förklara vad som gäller kring opt-in (tillstånd) för email kommunikation när du har eller inte har en relation med kund. Vi kommer även att förklara vad som gäller för B2B kontakter. Du måste se till att du har tillstånd att kontakta dina kunder enligt de GDPR lagar som finns och du måste kunna visa hur du fick tag i de tillstånden.

Ingen kundrelation: du behöver opt-in

Vad är en kundrelation? Du startar en relation när någon faktiskt köper någonting av dig och betalar dig för det. Det gäller inte för gratisprodukter eller tjänster.
Om du inte har den relationen måste individen ge sitt medgivande till att motta dina nyhetsbrev eller mejl.
Enligt GDPR måste en individs medgivande innehålla ”ett fritt val” ”specifikt vad man kommer att motta” ”vara informerat och odiskutabelt transparent”. Detta ska ges genom ”en klar och korrekt handling”. Det låter avancerat men egentligen är det bara frågan om att individen klickar i en ruta för där hen godkänner att bli medlem i din databas till exempel via din hemsida.

Dubbel opt-in: inte ett krav

En singel opt-in (SOI) gör det betydligt svårare att verifiera att du har mottagarens godkännande att kontakta hen, även om det såklart är fullt möjligt. Singel opt-in har varit och kommer att vara obligatoriskt och du måste kunna visa att du har det för alla mottagare.
Om du vill vara på den säkra sidan, så använd dubbel opt-in (DOI) för dina mejlkampanjer och nyhetsbrev. Om du använder dig av detta kan du enkelt bevisa vem som gett tillstånd till vad och när de gett tillståndet via din e-postplattform (tex Webpower). Det finns fler fördelar med DOI: Till exempel så sänker det drastiskt dina studsar och spamklagomål vilket självfallet leder till att din databas håller högsta möjliga kvalitet.
Observera att GDPR tillåter båda metoderna (SOI och DOI) för att samla email adresser och tillstånd från mottagaren. Du måste dock, i båda fallen, bevisa var, när och hur som mottagaren skrivit upp sig som medlem av din databas.

Kontakt med en potentiell kund offline

I praktiken är det vanligt att man samlar på sig emailadresser offline, till exempel via visitkort du samlar på en konferens. Du får lov att använda dessa adresser i din marknadsföring så länge du kan bevisa att du har fått tillstånd att kontakta mottagaren i fråga.

Ett exempel:

Du äger en cykelbutik och du kör en tävling där deltagarna kan vinna en cykel. Du vill även skicka mejl till deltagarna i fråga. Deltagarna skriver ner sina adresser och varför de ska vinna tävlingen och resultaten stoppas ner i en låda. Om du lägger till en ruta som deltagarna kryssar i, där det mycket riktigt står att de vill ha kommersiella email från dig och du sparar och/eller fotograferar deras medgivande så kan du kontakta dem utan problem. Det är dock, precis som vi nämnt tidigare, smartare att använda sig av dubbel opt-in även här. Anledningen är att mottagaren då måste godkänna dina mejl/nyhetsbrev även via mejl och då är medgivandet legitimt.

Slutsatsen är alltså att det alltid är bättre att använda sig av dubbel opt-in. Vi rekommenderar starkt att du gör detta, även om det inte är ett krav.

Har du redan en kundrelation? Tänk då på hur du kommunicerar.

Reglerna runt att skicka till existerande kunder är enklare än de regler som etablerats kring en icke-existerande kundrelation. Konkret innebär detta att du kan be om mottagarens tillstånd på ett mer passivt sätt. I vår bransch innebär det helt enkelt att man erbjuder kunden alternativet att ta bort prenumerationen på kommunikationen.

Självfallet måste du fortfarande spela och agera innanför lagens ramar, vilket vi ger ett par exempel på nedan, både för B2B och B2C kunder.

Ett exempel:

Du äger en webshop och du vill på ett enkelt sätt be nya kunder om tillstånd till att skicka ut ditt nyhetsbrev. I sista fasen av köpet inkluderar du en ruta som redan är ifylld per automatik. Detta innebär att en ny kund kan bestämma sig för att ta bort medgivandet enkelt genom att klicka bort det i rutan. Observera att detta endast gäller för sista delen av köpfasen där en existerande kundrelation redan har påbörjats.

B2B kundrelation

Om två företag skriver ett avtal så innebär det vanligtvis att flertalet individer inom båda organisationerna kommer att bli kontaktade. Om så är fallet, justera din kommunikation efter förutsättningarna, med andra ord, vem eller vilka på företaget i fråga är det du kommunicerar med? Det är en sak om beslutsfattaren köper din produkt till sitt företag men förmodligen är det hens anställda som ska använda produkten i fråga och då borde kommunikationen utformas efter användarna.

Ett exempel:

Du äger ett grossistföretag som säljer bildelar och många av dina kunder är verkstäder. Du håller självfallet kontakten med ägarna till verkstäderna då de är beslutsfattare. Du kan skicka erbjudanden till ägarna gällande nya produkter och tjänster, men du kan inte skicka till deras anställda.
Observera (igen) att du alltid måste ge ägaren (mottagaren) chansen att ta bort prenumerationen på dina mejl men reglerna är lite annorlunda för just B2B mejl. Du kan exempelvis skaffa opt-in genom att skicka ett mejl till de anställda och be dem bekräfta via opt-in, så länge ägaren (företaget) till de email adresserna godkänner det. Om de inte ”optar-in” skickar du givetvis inte information till de individerna.

Email angående tjänster kontra email som är tjänsterelaterade

Var försiktig med termen ”tjänster” i email, när det gäller GDPR i relation till just din produkt eller tjänst. Enligt GDPR, är ett tjänstemejl exempelvis ett mejl som talar om för dig att ditt flyg är försenat och dessa kan alltid skickas. Men, om du exempelvis skickar ett mejl som handlar om modetips och länkar till din hemsida så gäller de opt-in och tillståndsregler som vi tidigare nämnt.
Slutsats: Du behöver alltså inte ett opt-in för att skicka mejl om det finns ett existerande kundförhållande men vi rekommenderar starkt att du skaffar ett.
Om du skickar B2B mejl behöver du inte ett opt-in men kom ihåg att din kommunikation måste matcha relationen du har med mottagaren.

Vill du skicka mejl så säkert och bra som möjligt?

Vi introducerar dig gärna till Webpower

Kontakta oss

 

Det är viktigt för oss att följa de lagar, regler och föreskrifter som finns. Innehållet i denna blogg har därför verifierats av ICTRecht. Vi delar informationen så att du bättre kan förstå vad GDPR faktiskt innebär för din marknadsföring. Syftet med artikeln är att dela kunskap och det ska inte ses som officiella legala råd. Webpower, ICTRecht och författaren tar inte ansvar för eventuella lagliga aktioner mot dig, ditt företag eller leverantörer om du hänvisar till denna artikel. Vi rekommenderar att du använder dig av en jurist innan du implementerar GDPR relaterade åtgärder i din organisation.

Dela den här artikeln

Ta del av de senaste nyheterna och trenderna inom Marketing Automation?

Prenumerera på vårt månatliga nyhetsbrev DIN inspiration och ta del av tips och tricks, trender, nyheter och mycket mer.​