Zapier och andra verktyg för integrering

(För lång? Maila mig den här artikeln)
2, juli 2020

I den förra artikeln i denna serie (Dataintegrering för e-postmarknadsföring – varför behövs det) förklarade jag varför man skapar en datalänk mellan ett system för e-post marknadsföring och andra datakällor. Denna artikel, som mestadels handlar om Zapier och verktyg för integrering fördjupar vi oss i verktygen. Vi börjar med den enkla frågan: Varför behövs egentligen datalänken mellan olika system?

Det korta svaret: utan den kan du inte använda dig av din marknadsföring via e-post på ett optimalt sätt. Genom att föra en automatiserad och relevant personlig dialog med varje kund får du ut det mesta av din e-postmarknadsföring.

Varje datakälla du använder har en unik styrka. Därför kan du länka data på olika sätt, beroende på situationen och dina önskemål. Du kan till exempel använda verktyg som Zapier och andra verktyg för integrering, exempelvis REST och SOAP API:er. Vi fördjupar oss lite i de verktygen nedan. 

Vilket är ditt primära system för data?

Lite längre ner presenteras ett schema med frågor som får dig att fundera närmare över data. Det första du ska göra är emellertid att ställa dig frågan vilket primära system du använder för din data. Är det ett system för e-post marknadsföring eller  ett CRM-system? Eftersom en datalänk ofta är ett samspel mellan data och vilket mål du har satt är detta utgångspunkten för vilken väg/koppling som är bäst. Webpower länkas ofta till följande system, kanske står ditt system bland dem.

CRM: Salesforce, Microsoft Dynamics, Zoho

CMS: WordPress, Blueconic, Typo 3

E-handelsplattformar: Magento, Shopify, WooCommerce

Sociala medier: Facebook Lead Ads, LinkedIn Lead Gen Forms, Instagram Lead Ads

Zapier och andra verktyg för datalänkning

Vi beskriver olika verktyg för datalänkning och ger ett exempel på implementering i praktiken. Först ut är SFTP:

SFTP

SFTP är en (anpassad) standardteknik och ofta använd koppling – som är unik för varje kund – som snabbt kan skapas med Webpower. SFTP fungerar bra så länge som data inte behöver överföras i realtid. Du har friheten att bestämma vilka data som överförs till exempel en eller två gånger per dag. Nackdelen med SFTP är underhållet som blir svårare om någonting i systemet ändras, vilket också gör lösningen lite dyrare och vanligtvis mer tidskrävande.

SFTP koppling i praktiken: ett exempel

En Webpower kund använder ett lojalitetssystem: ju mer du köper, desto högre rabatter får du. Tack vare SFTP kopplingen mellan kundens databas och system visas alltid vilken nivå kunden befinner sig på och den kan såklart både öka och minska.

I den här situationen valde kunden en SFTP lösning för att lojalitetssystem enkelt kan skicka data men har ingen API koppling. Därför skickas de, varje natt, in i Webpowers plattform och därmed in i kundens databas.

Zapier: ett lättillgängligt vägnät 

Zapier är ett lättillgängligt dataverktyg som gör det möjligt att överföra data i realtid. Det är ett verktyg som redan är integrerat i flera andra system. Kostnaderna är relativt låga i början, ibland är det till och med gratis.

Du kan se det som ett vägnät och länken mellan Webpower och Zapier finns redan tillgänglig. Via Zapier kan du länka Webpower till ett annat system med ett par knapptryck. Observera att du behöver skapa ett konto i Zapier.

Ett exempel på Zapier koppling: 

En kund vill kunna reagera adekvat och i realtid på en begäran om provförpackningar. Istället för att manuellt exportera och importera data från system A till B har processen automatiserats med Zapier. CRM-systemet, Microsoft Dynamics, synkroniseras med Webpower via Zapier. Direkt efter en begäran om en provförpackning skickas ett bekräftelsemejl från Webpower. Därefter startar ett automatiskt e-postflöde för att konvertera en begäran om provförpackningar till en betald transaktion. Man har valt Zapier eftersom det snabbt kan hanteras trots begränsade ekonomiska medel, utan att behöva blanda in programmerare, och för att det går att se effekterna av kopplingen.

API SOAP och REST

Utöver Zapier är ett API en känd länkningsmetod. API står för Application Programming Interface och ser till att kommunikation äger rum mellan olika system och att information kan delas. Du kan se det som att två applikationer ”pratar” med varandra, där den ena ger instruktioner och den andra reagerar. Du kan välja mellan SOAP (ofta lite snabbare) och REST (en något mer flexibel/ny teknik). Båda dessa API arbetar enligt standardteknik (men med olika koder) och är ungefär lika dyra. REST är dock något mer flexibelt eftersom alla uppgifter är separat upprättade och enklare att kombinera.

Ett exempel på API-koppling:

En Webpower-kund, en stor internationell hotellkedja, vill kommunicera med kunder utifrån hotellkedjans märke. Kedjan vill emellertid också att de enskilda hotellen ska kunna kommunicera var för sig med gästerna. Om du registrerar dig för mejl från ett av hotellen får du som prenumerant också frågan om du vill få mejl från den övergripande organisationen.

Via Webpowers standardfunktioner synkroniseras prenumeranter på nyhetsbrev från den övergripande organisationen, men även från de enskilda hotellens webbplatser, automatiskt med Webpower-licensen. På så vis hamnar du i en av eller båda kampanjerna.

Obs! Hotellkedjan har 1 licens, men tack vare Webpowers praktiska roll- och behörighetsmodul kan det enskilda hotellet endast se sin egen miljö, med andra ord kan de inte se vad andra hotell i kedjan sysslar med för tillfället. Däremot kan man såklart även tillåta detta, då vi har många kunder som faktiskt skapar utskick och kampanjer baserat på systerbolagets utskick och statistik.

Anpassade kopplingar: stor frihet i dataöverföring

Fördelen med en anpassad koppling är att du kan avvika från en fast överföringsstruktur. Du kan i detalj bestämma vilka uppgifter du vill länka och på vilket sätt, och behöver inte följa standardmässiga scenarion. Om du behöver data i realtid ska du välja anpassad koppling via ett API. En annan typ av anpassad koppling är SFTP, som vi som bekant beskrev tidigare i den här artikeln.

Ett exempel på anpassad koppling i praktiken

En kund till Webpower fick in olika anmälningar till sin e-postdatabas för evenemang, nyhetsbrev och så vidare. Kunden ville kunna automatisera på olika nivåer, till exempel skicka bekräftelser direkt, synkronisera anmälningar och avanmälningar och hantera studsar. Målet var att spara tid via automatisering. För att synkronisera data upprättades en anpassad koppling mellan Salesforce och Webpower via API.

Dataintegrering och skapa nytt flöde: de rätta frågorna

Oavsett utgångsläge finns det ett antal saker du måste tänka på om du vill integrera data för e-postmarknadsföring eller till exempel skapa ett nytt (automatiskt) flöde för e-postmarknadsföring.

Här följer ett antal frågor som vi ofta ställer till våra kunder:

  • Vad vill du uppnå med integreringen av dina data?
  • Vilken data behöver du, och varifrån, för att kunna uppnå dina mål?
  • Var finns dessa data nu? Vilket är ditt primära system?
  • Hur ofta måste din data uppdateras? (i realtid eller t.ex. varje natt/vecka)

Baserat på svaren är dessa följdfrågor inte ovanliga:

  • Hur ofta vill du bearbeta din data?
  • Vad vill du göra med din data i Webpower/ditt system?
  • Måste data föras tillbaka till ett system och i så fall vilket?
  • Kan all data överföras som de är eller måste mutationer äga rum?
  • Vad är ditt utgångsläge?

Utgångsläget för din organisation

Den lösning som passar bäst för din organisation är förmodligen svår att beskriva, då vi vanligtvis anpassar lösningen för varje enskild kund. Vanligtvis är tre utgångslägen möjliga:

  • Din organisation vet redan vad ni vill och hur ni enkelt kan uppnå det.
  • Nivill bli inspirerade av möjligheterna och ta er till nästa nivå.
  • Du ställs inför en ny situation i samband med din datahantering.

Det sista scenariot inträffar ofta när du vill gå framåt inom e-postmarknadsföring. Organisationer som vill växa stöter också ofta på nya situationer kring datahantering.  Läs till exempel om Mijndomein. Det här företaget uppnådde hela 700 % tillväxt genom att använda vår Flow Builder, men inte förrän de besvarat en del intressanta frågor kring sin datahantering.

Datalänkar – vad är den bästa lösningen för min organisation?

Nu har du fått insikt i möjligheterna och verktygen för datalänkning. I nedladdningen längre fram finns ett praktiskt schema med möjligheter och olika faktorer som du kan väga mot varandra, till exempel kostnader, underhåll, teknik, kopplingshastighet. Om du har frågor eller funderingar är det bara att slå mig en signal. Annars kommer en ny artikel i denna serien inom kort. Vi hörs!

 

Dela den här artikeln

Frågor om denna artikeln?

Ta del av de senaste nyheterna och trenderna inom Marketing Automation?

Prenumerera på vårt månatliga nyhetsbrev DIN inspiration och ta del av tips och tricks, trender, nyheter och mycket mer.​