Anordnar du evenemang?

(För lång? Maila mig den här artikeln)

Beräknad lästid: 5 minuter: (Skicka den här artikeln via e-post )

Anordnar du evenemang så ta en titt på detta caset: Vår kund Spierzikten, som jobbar med muskelsjukdomar i Nederländerna, anordnar ca 100 evenemang årligen (inklusive diskussionsgrupper och temamöten med 8 – 80 deltagare) som organiseras av regionala och nationella arbetsgrupper.

Människor med en muskelsjukdom har ofta behovet av att prata och att träffas och givetvis är behovet stort även under Corona perioden. Faktum är att det till och med har ökat. Man bestämde sig därför för att erbjuda de fysiska evenemangen online. Kongressen man anordnar med 2000 deltagare sköts också digitalt. Webpowers event manager används för att hantera allt kring evenemangen.

FÖRDELAR:

  • Ett system som är optimerat för kommunikation kring event leder till mindre stress och bättre resultat
  • Din marknadsföring och din kommunikation kan distribueras bättre (och säkrare) via Webpower
  • Du kan skapa formulär
  • Få ut mer av den marknadsföring du redan använder med automatiserad uppföljning

Hur anordnar jag ett evenemang online?

Vår holländska kund gjorde så här:

Varje händelse (diskussionsgrupp, temamöte, kongress) skapas i Webpowers event manager, man byggde sedan ett flöde i Webpowers flow builder för uppföljning av varje evenemang. Beroende på vilket skede kontakten befinner sig i (intresserad, registrering, inget svar) följer ett flöde. Resultatet av detta är att varje mottagare får fyra eller fem mejl, från inbjudan, till påminnelse för att sedan bli bekräftelse och utvärdering.

Optimering av registreringsprocessen

Genom det första mejlet i flödet, det vill säga en inbjudan, hamnar mottagaren på en landningssida som är byggd i Webpower. Det är viktigt att nämna att landningssidan kan justeras i realtid, vilket innebär att snabba ändringar och optimeringar för att öka antalet registreringar är fullt möjligt.

Vi placerar givetvis en registreringsknapp på landningssidan och de uppgifter vi har på mottagaren (förnamn, efternamn, email, telefonnummer osv) är förifyllda. Observera att vi även flaggat mottagaren mot ett system. Det innebär att enbart medlemmar kan anmäla sig så om man inte är medlem kan man inte registrera sig för ett event. Så med hjälp av en datalänk mellan kund och Webpower är automatiseringen optimal och mycket manuellt arbete undviks.

Kontrollera betalningar automatiskt

Har någon registrerat sig, men ännu inte betalat? Då får personen automatiskt en påminnelse via e-post och givetvis en bekräftelse vid betalning.

Återigen säkerställer en datalänk, mellan Webpower och betalningssystemet Sisow att betalningar kontrolleras automatiskt. Som ett resultat finns det inget manuellt arbete att göra av när det gäller kontroll av betalningar.

Många funktioner, med professionellt utseende

Då många volontärer arbetar inom organisationen så är det lättare om huvudkontoret förbereder inbjudningar för alla dotterbolagen. Detta med flertalet mallar som alla bolag kan jobba i samtidigt.

POÄNGEN ÄR ATT:

Det stora trycket kring att organisera event är borta tack vare automatiseringen. Vi kan nu spendera tiden på sista minuten-frågor, som alltid kommer kring event.

Säkerhet

Säkerhet kring data är en viktig faktor för kunden i fråga, så Webpower är, i detta fall, inställt på ett sätt som gör att man endast kan se sin del av systemet. Det innebär att om du ansvarar för statistiken så ser du enbart statistik i systemet. Detta gäller även på regionnivå, så man kan endast se sin egen regions material och resultat. Igen, när du anordnar evenemang så tänk verkligen igenom hur du vill lägga upp det för medarbetare och eventuella olika regioner.

Resultaten:

  • Mindre stress och tryck på kunden då det mesta är automatiserat
  • Mer tid för saker som kommer i sista minuten och det kommer alltid saker i sista minuten kring evenemang.
  • Bättre arbetsfördelning
  • Inga oväntade kostnader: allt är redan betalat i samband med licensen för Webpower.
  • Högre deltagande genom effektiv kommunikation

Kongressen: Mer än 2000 deltagare

En av de största händelserna på året för Spierzikten är den årliga kongressen i Veldhoven. Den äger alltid rum i september och vanligtvis deltar ca 1700 personer (medlemmar och andra intresserade). I år var man tvungen att lägga om eventet till ett online event vilket medförde utmaningar inom kommunikation och organisation. Igen så använde man sig av Webpower för att förbereda och genomföra kommunikationen kring eventet.

Kommunikationen runt eventet:

För att optimera kommunikation och ”online närvaro” döpte man om diagnosprogrammen (22) till minihändelser. Varje händelse tilldelades 3 moduler som används under 3 veckor: en videopresentation, ett webbmöte med experter och ett diskussionsforum. För att optimera online närvaron kommunicerade man ofta med deltagarna vilket gjorde att 44 flöden var igång samtidigt i Webpower.

Vilka meddelanden skickades per flöde?

  • Flöde 1: registrering, inbjudan och påminnelse
  • Flöde 2: Bekräftelse av registrering, påminnelse, påminnelse 2 samt utvärdering av eventet.

Resultatet: fler deltagare

Det finns för närvarande fler registreringar än för den vanliga offline konferensen. Kommunikationen bidrog såklart till detta men vi är inte helt säkra förrän efter september. Följande har dock uppnåtts:

  • Vi når andra målgrupper, ingen behöver resa någonstans så andra målgrupper registrerar sig.
  • Automationsflöde bidrar med ett optimalt deltagande online. Kongressen kommer att utvärderas internt och efter det delar vi fler resultat med dig!

Använder du automatisering av e-postmarknadsföring för (online) evenemang?

Visa Event Manager

Ladda ner Starters Guide Event Automation

Dela den här artikeln

Kategorier

E-postmarknadsföring , marknadsföringsautomatisering

 

Dela den här artikeln