Webpower organiserar ibland ett evenemang för samarbetspartners och kunder: Webpower YOU. För kommunikationen runt detta evenemang används Webpowers Event-funktion, som hjälper dig spara tid-minska stress – öka konverteringen! 

I detta case beskriver vi med hjälp av praktiska steg hur vi använde Event-funktionen för att kommunicera kring ett av våra evenemang.

Viktiga faktorer:

  • Generera personliga QR-koder på biljetter: du vet vem som är närvarande och kan följa upp med kommunikation efter eventet.
  • Ta fram kommunikationsflöden runt evenemanget: spara tid och öka deltagandet och konverteringen.
  • Ställ in ett stängningsdatum och en gräns för antalet anmälda.
  • I Webpowers Event-funktion kan du använda SMS för att skicka meddelanden före, under och efter evenemanget.

Tre steg för Webpower YOU:

För att påbörja kommunikationen beträffande vårt evenemang behövde vi potentiella deltagare, en inbjudan och ett anmälningsformulär. Därför funderade vi först kring dessa tre steg:

  1. Deltagare. Vi sammanställde en lista över deltagare som vi ville bjuda in. I detta fall innehöll listan både nya besökare och besökare som deltog förra året. Vi ställde också in en gräns för antalet anmälda deltagare och ett stängningsdatum, och såg till att alternativet för avanmälan var tillräckligt synligt.
  2. Vi skapade en iögonfallande inbjudan. Besökarna tilltalades med förnamn och använde villkor på ämnesraden. Vi kontaktade föregående års deltagare på ett annat sätt än nya deltagare. Dessutom anpassade vi meddelandena så att de skickades från kundens Account Manager. Dessutom skapades ett kalenderalternativ i meddelandet så att kunden direkt kunde lägga in evenemanget i sin kalender.
  3. Anmälningsformulär. Den viktigaste call-to-action i meddelandet var anmälan till evenemanget via landningssidan. I formuläret på landningssidan var redan så många uppgifter som möjligt ifyllda, vilket gjorde att anmälan gick snabbt och enkelt. Utökade profiluppgifter som det mobilnummer, erfarenhetsnivå, kostönskemål och intressen som kunden fyllde i användes för att personanpassa den uppföljande kommunikationen. På så vis blev mejlen om Webpower YOU allt mer relevanta och intressanta.

Lägg in kontaktmoment i ett flöde

Utöver inbjudan funderade vi också i god tid över framtida kontaktmoment. Vilken kommunikation skulle du som deltagare helst vilja få? Vad gör dig entusiastisk? Vi började med att rita ut kontaktmoment på papper, så att vi sedan kunde lägga in dem i ett e-postflöde i vår Flow Builder.

Den uppföljande kommunikationen bestod av en ”teaser” om en talare, information om en ny funktion, tillkännagivandet av evenemangslokalen och SMS som ”Hey YOU, vi hälsar dig hjärtligt välkommen imorgon på Stureplan 6. Goda nyheter: det ska bli fint väder! – Webpower-teamet”.

För personer som avanmälde sig eller inte hade anmält sig före stängningsdatumet skapade vi ett annat flöde. Personer som ännu inte hade anmält sig fick ett mejl med en countdowntimer som räknade ner till deadline för anmälan. För personer som hade avanmält sig skapade vi ett ”det var synd”-meddelande med information om andra inspirerande evenemang där de hade möjlighet att träffa oss.

Personanpassad biljett med QR-kod

En kort tid före evenemanget skickade vi en personlig QR-kod som vi skannade vid ingången till evenemanget. På så sätt visste vi precis vem som var närvarande. Under dagen fick besökarna två SMS och ett utvärderingsmejl och referensdokument.

Resultatet: sparad tid, mindre stress och ökad konvertering

Målet som hade satts upp i förväg nåddes, med en anmälningsprocent på 12 % (via landningssidan) i förhållande till det totala antalet inbjudna personer. Webpower YOU fick det genomsnittliga betyget 8,5. Det höga betyget var ingen överraskning, men i slutbetyget ingick även en bedömning av kommunikationen före, under och efter evenemanget.

Eftersom vi i god tid i förväg hade tänkt ut vem vi ville bjuda in, vilka meddelanden vi ville skicka och vid vilka tidpunkter, meddelandenas innehåll, vad vi ville veta om deltagarna och vilka sidor/formulär som krävdes kände vi oss väl förberedda och upplevde mindre stress.

Eftersom kommunikationen hade tänkts ut och ställts in i förväg sparade vi tid som vi kunde ägna åt praktiska saker på platsen. Och slutligen uppnådde vi också en ökad konvertering genom att vi gjorde deltagarna intresserade av våra nya funktioner redan innan evenemanget via våra meddelanden. Under Webpower YOU återstod bara att avsluta affären. 😉

Dela den här artikeln